اولين نکته مهم و حياتي در فرايند برنامه ريزي ، تعيين هدف يا اهداف است. اهداف ، عنصر اصلي برنامه ريزي بوده و برنامه ها براي دستيابي به آن طراحي و سپس اجرا مي شوند. تمام کارها و وظايف مديران سازما، اعم از برنامه ريزي ، تصميم گيري ، سازماندهي و کنترل ، به منظور دستيابي به اين اهداف است . پس ، اهداف ، مبناي برنامه ريزي ، و هسته اصلي تمام وظايف و کارهاي مديران هستند. همچنين اهداف سازماني به فعاليت ها، تلاش ها و حرکت سازمان جهت داده و آن ها را در مسير معين و مشخصي رهنمون مي شوند.
برخي از صاحب نظران و نويسندگان مديريت ، اهداف و نقش آن ها را در سازمان اين گونه تبيين مي کنند. اهداف دقيقا مشخص مي کنند که سازمان به کجا مي خواهد برود و چه چيزي را بايد به دست آورد. همچنين اهداف به مديران اين امکان را مي دهند تا برنامه هايي را طراحي کنند که به رسالت سازمان را به واقعيت تبديل کنند. (1)
در واقع بايد گفت که هدف سازمان ، نوعي وضعيت مطلوب و مورد نظر است که سازمان قصد دستيابي به آن ها را دارد. در اين زمينه نقش اصلي مديريت ارشد سازمان ، تعيين اهداف عالي و استراتژي هاي سازمان ، و ايجاد شرايط و محيطي مناسب براي اجراي اين استراتژي ها در جهت رسيدن به اهداف مي باشد. به منظور سنجش اثر بخشي سازمان ، بايد هدف هاي مورد نظر سازمان شناسايي ، سپس عملکرد آن سنجيده و ارزيابي شود؛ زيرا اثر بخشي سازمان عبارت است از درجه يا ميزاني که سازمان به هدف هاي مورد نظر خود نزديک مي شود. بنابراين ، همه سازمان ها بايد در مرحله اي از زمان تعيين کنند که تا چه اندازه در جهت رسيدن به اهدافشان عمل کرده و تا چه ميزان به موفقيت دست يافته اند.
از روش هاي شناخته شده در تعيين اهداف سازماني که از دهه 1950 ميلادي تاکنون از آن استفاده شده ، مديريت بر مبناي هدف (2) است ، که پيتر دراکر(3) آن را طراحي کرده است . اين روش مديريت بر اساس فلسفه مشارکت کارکنان استوار است . مشارکت کارکنان باعث تقويت ارتباط ميان مديران و کارکنان شده و در نتيجه انگيزه شغلي آنان را افزايش خواهد داد. بنابراين ، مديريت بر مبناي هدف ، به تشخيص بسيار خوب و روشن ، و برقراري ارتباط بين مديران و کارکنان نياز دارد.
روش مديريت بر مبناي هدف ، عملا نيز بر اين نکته تاءکيد دارد که هر قدر سازمان ها در رسيدن به اهدافشان نزديک تر باشند، اثر بخش تر هستند.
اگر هدف هاي سازمان مشخص نشود، مسير حرکت سازمان روشن نخواهد شد، و زماني که مسير حرکت سازمان و جهت فعاليت هاي آن مشخص نباشد، ابهام و سر در گمي سازمان فرا گرفته و کارکنان دچار بلاتکليفي خواهند شد. بي ترديد اين مساءله ، کاهش ميزان اثر بخشي سازمان را به دنبال دارد.
در مورد ضرورت تعيين هدف ، و مشخص کردن اهداف سازماني ، مي توان به سيره عملي امير مؤ منان حضرت علي (ع ) استناد کرد. آن حضرت در دوران کوتاه حکومت ظاهري خويش ، هر گاه فردي به عنوان زمامدار و کارگزار خود به منطقه اي اعزام مي کرد، انتظارات خود را به صورت دقيق به اطلاع آن شخص مي رساند، و اهدافي را که بايد براي دستيابي به آن ها تلاش کند، مشخص مي کرد. آن حضرت اهداف و وظايف اصلي را به صورت روشن و دقيق تبيين ، و معمولا آن ها را مکتوب مي کرد و به صورت نامه اي در اختيار کارگزاران مناطق و شهرهاي مختلف و يا فرماندهان لشکر خود قرار مي داد.
در منابع روايي و متون تاريخي ، موارد بسياري از اين نامه ها ذکر شده است . در کتاب شريف نهج البلاغه نيز چند مورد از اين نامه ها وجود دارد که کامل ترين و جامع ترين آن ها، نامه اي است که حضرت (ع ) خطاب به مالک اشتر نخعي ، زماني که تصميم گرفت او را به عنوان استاندار مصر منصوب نمايد، نوشته است . آن حضرت در اين نامه مفصل - که به عهد نامه مالک اشتر معروف است - اهداف اصلي و انتظارات اساسي خود را از مالک ، روشن و مشخص کرده و به صورت مشروح و جامع ، وظايف و اختيارات او را ذکر کرده است .
ايشان در بخش اول اين نامه ، اهداف کلي ، و وظايف اصلي را مطرح کرده و مي فرمايد:
هذا ما اءمر به عبدالله علي اءمير المؤ منين مالک بن الحارث الاشتر في عهده اليه حين ولاه مصر، جباية خراجها و جهاد عدوها و استصلاح اءهلها و عمارة بلادها ؛ (4) اين فرمان بنده خدا، علي ، امير مؤ منان ، به مالک بن حارث اشتر است ، هنگامي که او را والي مصر گردانيد، تا خراج آن ديار را گرفته ، و با دشمنان آن پيکار کند، و کار مردم را سامان داده و شهرهاي آن را آباد سازد.
امام علي (ع ) در اين قسمت از نامه ، مبناي اصلي انتصاب و اعزام مالک اشتر را به مصر، گرفتن ماليات ، جنگ با دشمنان ، ساماندهي کار مردم و آباد ساختن شهرهاي آن منطقه اعلام کرده ؛ و در ادامه نامه ، وظايف مالک اشتر، و روش ها و دستور العمل هاي لازم جهت دستيابي به آن ها را توضيح داده است .

ضرورت و اهميت تعيين هدف
 

هدف عبارت است از: نقطه اي که تمام فعاليت هاي سازمان ، معطوف به آن بوده و همه تلاش ها و کوشش ها به منظور دستيابي به آن انجام مي گيرد. بر اين اساس ، هدف تعيين کننده مسير حرکت و جهت اصلي سازمان بوده ، و نتيجه نهايي و مقصود غايي است که سازمان مي خواهد به آن دست بيابد.
امکانات و منابع هيچ فرد و سازماني نامحدود نيست ؛ از اين رو لازم است که هر فرد و سازمان ، با در نظر گرفتن منابع ، امکانات و توانايي هاي خود و با توجه به شرايط مختلف سياسي ، اجتماعي ، اقتصادي و فرهنگي ، هدف يا اهداف مشخص و روشني را براي خود تعريف ، و تمام فعاليت ها و تلاش هاي خود را در جهت دستيابي به آن اهداف هدايت کند.
امام علي (ع ) اين نکته اساسي را تذکر داده و مي فرمايد:
ان راءيک لا يتسع لکل شي ء ففرغه للمهم ؛ همانا انديشه تو گنجايش همه چيز را ندارد؛ پس آن را براي چيزهاي مهم فارغ نگه دار.
دلايل بسياري براي اثبات ضرورت تعريف و تعيين هدف و اهميت ويژه آن در برنامه ريزي وجود دارد که تنها به چند مورد از آن ها اشاره مي شود:

الف ) تعيين مسير حرکت سازمان
 

از جمله دلايل ضرورت تعيين هدف در سازمان اين است که هدف ها، تعيين کننده جهت حرکت سازمان و روشن کننده مسير تلاش هاي افراد و کارکنان سازمان مي باشند؛ و سازمان ها و افراد بدون داشتن هدف ، مبهوت و سر در گم مي مانند و در برابر تغييرات محيطي ، دست به تلاش و فعاليت مي زنند، بدون اين که بدانند واقعا در پي کسب چه چيزي هستند. با تعيين هدف ها، افراد و سازمان ها مي توانند عوامل انگيزشي را تعيين ، و منبع الهام بخش را مشخص نمايند. اين کار به آن ها کمک مي کند تا بر موانع و محدوديت هايي که بر سر راه آن هاست پيروز شوند. (5)
امام علي (ع ) در تبيين اهميت و ضرورت تعيين هدف ، يکي از دلايل ضرورت آن را ايجاد انگيزه در افراد دانسته و مي فرمايد:
بقدر الهمم تکون الهموم ؛ (6) تلاش ها و کوشش ها به اندازه اهداف و همت ها است .
بر اين اساس ، اگر اهداف روشن و مشخصي وجود داشته باشد، افراد و سازمان ها انگيزه بيش تري براي تلاش و کوشش براي رسيدن به آن هدف خواهند يافت .

ب ) تمرکز تلاش ها
 

هر شخص يا سازمان ، منابع و امکانات محدودي دارد که مي تواند براي رسيدن به يک هدف و يا دسته اي از اهداف به کار بندد. با انتخاب يک هدف ، يا مجموعه اي از هدف هاي وابسته و مرتبط، مي توان راه به کار گيري اين منابع کمياب را مشخص کرده و اولويت ها را تعيين نمود. (7)
وقتي که هدف هاي معين و روشني براي سازمان تعريف شود، مسير حرکت سازمان روشن شده و تمام تلاش ها معطوف به آن اهداف مي شود، و فعاليت هاي سازمان در جهت دستيابي به اهداف مورد نظر متمرکز خواهد شد. تمرکز تلاش ها و فعاليت ها به منظور دستيابي به اهداف خاص ، سازمان را از سر در گمي و پراکنده کاري نجات مي دهد، و راه روشني را براي حرکت آن مشخص خواهد کرد.
سازمان ها با محدوديت هاي مختلفي مواجه هستند؛ مثل محدوديت منابع و امکانات ، محدوديت نيروي انساني ، محدوديت زماني و محدوديت هاي ديگر، که هر کدام به نوعي سازمان را با مشکل مواجه کرده و ضرورت روشن شدن اهداف و مسير حرکت سازمان را نمايان مي سازند. امير مؤ منان علي (ع ) در موارد متعددي ضرورت تمرکز بر کارهاي مشخص و پرهيز از پراکنده کاري را تذکر داده است . آن حضرت در يکي از بيانات خويش بر اين مورد مي فرمايد:
دع ما لا يعنيک و اشتغل بمهمک الذي ينجيک (8) آنچه را براي تو مهم نيست واگذار؛ و به کار مهمي مشغول باش که موجب نجات تو خواهد شد.
بنابراين ، لازم است که سازمان ، اهداف روشن و مشخصي را براي خود تعيين و تعريف کند، و تمام فعاليت هاي کارکنان خود را در جهت دستيابي به آن هدف ها سوق دهد.

ج ) تعيين چارچوب براي تصميم گيري
 

تعريف و تعيين اهدافي روشن و مشخص براي سازمان باعث خواهد شد که مديران سازمان ، مبناي مشخصي براي تصميم گيري هاي خود داشته باشند. اگر مديران سازمان ، چارچوبي روشن براي تصميم گيري ترسيم کنند، از گام نهادن در تاريکي و سر در گمي نجات يافته ، تصميمات مناسب و مطلوبي اتخاذ خواهند کرد، و از اين رهگذر سازمان را به سوي موفقيت و پيشرفت ، رهنمون خواهند شد.

د) تعيين ميزان پيشرفت
 

يک هدف روشن و قابل سنجش که مهلت مشخصي هم داشته باشد، به صورت يک استاندارد عملکرد در آمده ، و به افراد و مديران اين امکان را مي دهد که ميزان پيشرفت خود را ارزيابي نمايند. از اين رو، اهداف ، بخش اصلي فرايند کنترل هستند؛ يعني همان فرايندي که اطمينان مي دهد که فعاليت ها و برنامه ها در جهت دستيابي به اهداف قرار دارند.(9)
هدف هاي سازماني به صورت معيار و استانداردي عمل مي کنند که مي توان به وسيله آن ها، ميزان پيشرفت و موفقيت سازمان و کارکنان آن را ارزيابي و اندازه گيري کرد.

پي نوشت ها :
 

(1Others ,Cortland ,Bovee )
(2 .(MBO).Objective by Mangement )
(3) .Drucker Peter نهج البلاغه ، نامه
(4).53 186 ؛Management ؛
(5) .Edward ,Freeman ,James ,Stoner غررالحکم و دررالکلم ، حديث
(6)4277 .186 ؛Management ؛
(7) Edward ,Freeman ,James ,Stoner .186 ؛Management ؛
(8)Edward ,Freeman ,James ,Stoner .186 ؛Management ؛
(9)Edward ,Freeman ,James ,Stoner
 

ارسال توسط كاربر محترم : mohammad_43