اگرچه در يك نگاه ساده به عملكرد يك سازمان (يك واحد صنعتي و يا در مقياس بزرگتر يك مجموعه صنعتي و يك شركت)، ممكن است نقش هيئتهاي مديره چندان چشمگير بهنظر نرسد، اما به صراحت بايد گفت كه موفقيت و يا عدم موفقيت هر سازمان و يا شركتي در بلندمدت به قدرت و نحوه عملكرد هيئتمديره آن بستگي دارد[1].
تجزيه و تحليلهاي متعددي كه بهويژه در چند سال اخير بر روي عملكرد شركتها و سازمانهاي موفق و ناموفق جهان انجام گرفته است، باعث پديدآمدن پارادايم جديدي در هزاره نوين شده است:
«هيئتهاي مديره بزرگترين چالش و تهديد براي بقاي سازمان تحت رهبريشان هستند»[2].
اين ديدگاه جديد موجب بازنگري در فرايندهاي گزينش، بهكارگيري، آموزش، ارتقا و هدايت و راهبري هيئتهاي مديره شده است. با توجه به همين ديدگاه و نقش والاي هيئتهاي مديره در تعالي سازمانها و شركتهاي تحت رهبريشان به خصوص در شرايط رقابتي امروز، محققان و انديشمندان حوزه مديريت تا آنجا پيش رفتهاند كه اعتقاد دارند بايد براي هيئتهاي مديره نيز استاندارد تعريف شود و بر اساس اين استانداردها عملكرد هيئتمديره بهطور كامل و هريك از اعضاي آن بهصورت منفرد مورد ارزيابي قرار گيرد.
در همين راستا و با هدف متعاليسازي و تدوين استانداردهايي براي هيئتهاي مديره، مقاله حاضر تدوين شده است. نويسنده اصلي ( هرب روبن اشتين) در اين مقاله بر پايه تحقيقات گسترده و دقيق به تشريح 12 استاندارد جديد براي هيئتهاي مديره پرداخته است. ما نيز تلاش كردهايم كه تا حد ممكن اين استانداردها را بومي كنيم تا با شرايط هيئتهاي مديره داخل كشور قابل انطباق باشند. سپس با توجه به اين استانداردها، براي اندازهگيري عملكرد هيئتهاي مديره پرسشهايي در گروههاي مختلف مطرح شده است كه پاسخ آنها مجموعه امتيازات ارزيابي عملكرد را نشان خواهند داد.
هيئتهاي مديره ميتوانند با استفاده از اين مدل ارزيابي، عملكرد گذشته و آينده خود را اندازهگيري كنند. اين مجموعه استانداردها ميتواند مبناي مسير توسعه و پيشرفت هيئتهاي مديره در آينده باشد.
اغلب گفته ميشود كه ما از شكستها و اشتباهاتمان درس ميگيريم. اما اين پرسش مطرح است كه «چه درسي ميگيريم؟» اگر درسي كه ميگيريم فقط اين باشد كه آن اشتباه را تكرار نكنيم در واقع «درس» مهمي نگرفتهايم. بلكه رويكرد صحيح اين است كه با تجزيه و تحليل اشتباهات و شكستها، استانداردهاي جديدي تعيين كنيم كه ما را بهسوي مسير با اشتباهات بسيار اندك رهنمون سازد. تنها محصولات و عوامل توليد نيستند كه داراي استانداردند بلكه در دنياي امروز هيئتهاي مديره هم بايد داراي استاندارد باشند. بهنظر مولف هيئتهاي مديره در هزاره نو به استانداردهاي جديدي نياز دارند، كه در اين مقاله به تفصيل بيان ميشوند.
?استانداردهاي جديد
اين مقاله، سرفصل جديدي را در ادبيات هيئتهاي مديره بيان ميكند و از اين جهت بسيار حائز اهميت است. مقاله حاضر بهجاي پرداختن به موضوعهايي همچون فلسفه وجودي هيئتهاي مديره، بهترين سطح عملكرد آنها، فرايندهاي انتخاب اعضاي هيئتمديره و يا ويژگيهاي فردي مديران شركتهاي غيرانتفاعي، استاندارد جديدي را شامل 12 بخش براي هيئتمديرهها وضع ميكند. براي تعيين هريك از 12 بخش از اين استاندارد تحقيقات مفصل و دقيقي انجام شده است و در اين استانداردها چارچوب كاملي براي ارزيابي هيئتهايمديره ارائه شده كه به اين استاندارد رسميت ميدهد. هدف اين مقاله ارائه يك استاندارد مشخص و جديد به هيئتمديره شركتهاي تجاري و غيرانتفاعي است كه آنها را در خلاقيت و نوآوري و اجراي امور راهنمايي ميكند. ما نيز تلاش كردهايم كه تا حد ممكن اين استانداردها را بومي كنيم تا براي هيئتهايمديره داخل قابل كاربرد باشند. ممكن است اين استانداردها قدري مشكل و دستنيافتني باشد، اما بايد با برنامهريزي صحيح و اصولي سعي كنيم به اين استانداردها برسيم. اين استانداردهاي جديد بهشرح زيرند:
? استاندارد شماره 1: همه سازمانهاي غيرانتفاعي و شركتهاي تجاري بايد طبق مقررات يك هيئتمديره انتخاب كنند كه وظايف هريك از اعضاي آن و كل هيئتمديره بهصورت مكتوب از قبل مشخص شده باشد و با همه استانداردهاي كليدي، اهداف و ارزشهاي سازمان بهطور كامل مطابقت داشته باشد.
? استاندارد شماره 2: هيئتمديره بايد داراي فرايند گزينش و انتخاب اعضا باشد، بهطوريكه اين فرايند تضمينكننده وجود همه مهارتها، شايستگيها و سرمايههاي انساني كه سازمان براي موفقيت به آنها نياز دارد در هيئتمديره باشد.
? استاندارد شماره 3: هيئتمديره بايد بهطور مرتب (فواصل زماني كمتر از يك سال نباشد) هريك از اعضا و فرايندها، عمليات و سهم مشاركت واقعي و قابل اندازهگيري خود در پيشبرد سازمان را مورد ارزيابي قرار دهد و در صورت نياز اعضاي هيئتمديره و فرايندها و عملياتي را تغيير دهد كه كمك قابل توجهي به موفقيت سازمان نميكند.
? استاندارد شماره 4: هيئتمديره بايد از طريق فرايندهاي سازماني پشتيباني شود، ازجمله اين كه يك هفته قبل از تشكيل جلسه هيئتمديره، كتابچه هيئتمديره (BOARD BOOK) بين اعضا توزيع شود. اين كتابچه اطلاعاتي دقيق و روزآمد بهعلاوه تحليلي واضح و مستدل به هيئتمديره ارائه ميدهد و درنتيجه هيئتمديره ميتواند بدون تأثيرپذيري و بهشكلي آگاهانه تصميمات بهتر و هوشمندانهاي اتخاذ كند.
? استاندارد شماره 5: هيئتمديره بايد در هر سال حداقل 10 تصميم بگيرد و 10 اقدام شاخص انجام دهد كه به بهبود كيفيت و موفقيت نهايي سازمان منجر شود.
? استاندارد شماره 6: هريك از اعضاي هيئتمديره بايد هر سه ماه يكبار حداقل يك اقدام يا ايده مهم را ابداع كند كه كمك قابلتوجهي به بهبود كيفيت و موفقيت نهايي شركت ميكند و يا مسئوليت آن را برعهده بگيرد.
? استاندارد شماره 7: هريك از اعضاي هيئتمديره بايد منابع كافي ازجمله منابع مالي، امكان انجام تحقيقات، مشاوران مستقل و اطلاعات صنعتي/ رقابتي مورد نياز براي انجام صحيح و بدون نقص وظايفشان را دراختيار داشته باشند.
? استاندارد شماره 8: هريك از اعضاي هيئتمديره بايد در راه شناسايي و ازبينبردن عدم يكپارچگي سازماني، نقض اخلاقي و يا قصوري به طور جد تلاش كند كه ممكن است سازمان را از اجراي قوانين و يا تبعيت از بالاترين استانداردهاي اخلاقي جامعهاي بازدارد كه در آن فعاليت ميكند.
? استاندارد شماره 9: هيئتمديره بايد تضمين كند كه اسناد مالي گذشته و حال سازمان بهطور دقيق و مطابق با جديدترين استانداردهاي حسابداري تهيه ميشود. بهعلاوه هيئتمديره بايد تضمين كند كه برآوردهاي مالي سازمان بهخوبي به اطلاع همه ميرسد، بهطوريكه بتوان از آن بهعنوان كارراهه تعالي (EXCELLENT ROADMAP) براي ترسيم چشمانداز آينده سازمان استفاده كرد.
? استاندارد شماره 10: هيئتمديره بايد مسئوليت تأمين درونداد و تصويب برنامه و بودجه سالانه، كنترل عملكرد مالي و برنامهريزيشده سازمان و تأمين درونداد براي طرح استراتژيك بلندمدت (3 تا 5 ساله) سازمان را برعهده داشته باشد.
? استاندارد شماره 11: هريك از اعضاي هيئتمديره بايد هرماه حداقل يك اقدام براي شناختهشدن هرچه بيشتر و بهتر سازمان انجام دهند. هيئتمديره بايد هرساله برنامهاي براي معرفي بيشتر سازمان به جامعه ارائه و تضمين كند كه اقدامات سازمان همواره به بهتر شناختهشدن سازمان كمك ميكند.
? استاندارد شماره 12: هيئتمديره بايد فعالانه در جهت تأمين منابع مورد نياز سازمان و ايجاد، پشتيباني و حفظ روابط استراتژيك براي سازمان تلاش كند. هريك از اعضاي هيئتمديره بايد حداقل هر سهماه يكبار اقدامي انجام دهد كه باعث ايجاد يك رابطه استراتژيك جديد براي سازمان شود.
? ارزيابي عملكرد هيأتهاي مديره
براي ارزيابي عملكرد هيئتمديره بايد استانداردهاي پيش گفته را به عوامل قابل اندازهگيري تبديل كرد. براي اين منظور در 10 گروه زير پرسشهايي مطرح ميشود كه پاسخ به آنها نشاندهنده كل امتيازاتي هستند كه در صورت اندازهگيري دقيق ميتوان عملكرد گذشته و پتانسيل عملكرد هيئتمديره را تعيين كرد. اين گروه عوامل بهشرح زيرند.
? گروه 1ـ عوامل مربوط به سرمايههاي انساني:
الف - آيا سازمـان ميداند كه اعضـاي هيئتمديره آن بـايد چه قابليتها و شايستگيهايي داشته باشند؟
ب - آيا هيئتمديره فعلي افراد شايسته با قابليتها و صلاحيتهاي لازم را در اختيار دارد؟
ج - آيا سازمان سيستمي براي شناسايي اينكه چه موقع چه قابليتهاي جديدي مورد نياز است در اختيار دارد؟
د - آيا سازمان اين توانايي را دارد كه اعضا را بر اساس قابليت، شايستگي و عملكردشان كم يا زياد كند؟
ه - آيا هيئتمديره كميتهاي براي بررسي قابليتها دارد؟
و - آيا هيئتمديره پروندهاي از سوابق كاري و يا فهرستي از افرادي را كه ميتوانند جانشين هريك از اعضاي هيئتمديره شوند در اختيار دارد؟
ز - آيا هيئتمديره تمايل دارد كه براي دستيابي به شايستگيهاي جديد مورد نياز، هيئت مديره را گستردهتر كند و افراد جديدي را به خدمت بگيرد؟? گروه 2ـ عوامل سازماني/ رهبري:
الف - آيا قوانين و مقررات هيئتمديره بهموقع به اجرا درميآيد؟
ب - آيا ساختار هيئتمديره مناسب است؟
ج - آيا هيئتمديره سيستمي براي ارزيابي عملكرد كل هيئت و نيز تكتك اعضا دارد؟
د - آيا هيئتمديره كسي را در اختيار دارد كه مسئول نظارت بر امور اخلاقي باشد؟
ه - آيا توافقنامه مكتوبي بين سازمان و اعضاي هيئتمديره وجود دارد كه در آن وظايف و مسئوليتهاي اعضاي هيئتمديره مشخص شده باشد؟
و - آيا مدير ارشد اجرايي (مديرعامل) و رئيس هيئتمديره افراد متفاوتي هستند؟
ز - آيا انتظارات و توقعات اعضاي هيئتمديره همواره تحقق مييابد؟
ح - آيا كليه گزارشهاي پيشين هيئتمديره قابل دسترس و منظمشده است؟
? گروه 3ـ عوامل مربوط به فرآيند:
الف - آيا هيئتمديره به اندازه كافي تشكيل جلسه ميدهد؟
ب - آيا كتابچه هيئتمديره حداقل يك هفته قبل از جلسه هيئتمديره تهيه و بين اعضا توزيع مي شود؟
ج - آيا اعضاي هيئتمديره مرتباً بدون حضور مدير با هم ملاقات ميكنند؟
د - آيا در هريك از جلسات حداقل 80 درصد اعضاي هيئتمديره شركت ميكنند؟
ه - آيا هيئتمديره سيستمي دارد كه اطلاعات مربوط به اقدامات خوب ساير هيئتمديرهها را جمعآوري كند؟
ز - آيا هيئتمديره سيستمي دارد كه اقدامات خوب ساير هيئتمديرهها (بهترين عملكرد) را به سازمان معرفي و پيگيري كند كه آيا اين اقدامات در سازمان اجرا ميشود يا نه؟
? گروه 4 ـ عوامل مربوط به منابع:
الف - آيا كسي وجود دارد كه روابط بين اعضاي هيئتمديره را سرپرستي كند؟
ب - آيا هيئتمديره بودجه كافي در اختيار دارد؟
ج - آيا اعضاي هيئتمديره در جذب منابع جديد براي سازمان (مثل پول، روابط استراتژيك، خدمات تخصصي، مشتري و غيره) فعالانه عمل ميكنند؟
د - آيا هيئتمديره بهطور مرتب به توسعه استراتژي سازمان كمك ميكند؟
ه - آيا هيئتمديره داراي بيمه مديران (D&O INSURANCE) (1) است؟
? گروه 5 ـ عوامل مربوط به نظارت مالي و پاسخگويي:
الف - آيا صورتجلسات، آراء و اقدامات هيئتمديره بهدرستي تنظيم شده است؟
ب - آيا آييننامهاي وجود دارد كه بر اساس آن اعضاي هيئتمديره بتوانند فعاليتهاي سازمان را مورد رسيدگي قرار دهند؟
ج - آيا جلسات هيئتمديره با حضور رئيس هيئتمديره تشكيل ميشود؟
د - آيا به اندازه كافي عضو خارج از سازمان در هيئتمديره هست؟
ه - آيا هيئتمديره نتايج بررسيهاي انجامشده را مورد توجه قرار داده و براي سازمان تصميمهاي مالي اساسي ميگيرد؟
و - آيا اعضاي هيئتمديره عضو هيئتمديرههاي زيادي هستند، آيا درگيريهاي ديگري نيز دارند و آيا با اعضاي ديگر هيئتمديرهها نسبت خويشاوندي دارند؟
? گروه 6 ـ عوامل مربوط به تحول و ارتباطات سازمان:
الف - آيا هيئتمديره گزارش روشني از كمبودها و نارساييهاي خود ارائه ميكند؟
ب - آيا هيئتمديره داراي طرح تحول است و آيا طبق اين طرح عمل ميكند؟
ج - آيا هيئتمديره رهبري دارد كه بينش (چشمانداز) شفافي نسبت به آينده هيئتمديره داشته باشد؟
د - آيا هيئتمديره بينش شفافي نسبت به آينده سازمان، صنعت يا حرفه خود دارد؟
? گروه 7ـ عوامل مربوط به نحوه اداره سازمان:
الف - آيا هيئتمديره سازمان را اداره ميكند يا فقط مشاوره ميدهد؟
ب - آيا بهعنوان نمونه پنج مورد از مسائل كليدي شركت كه هيئتمديره در آن حق رأي داشته باشد، وجود دارد؟
ج - آيا هيئتمديره داراي 3 تا 5 طرح يا نگرش براي اداره سازمان است؟
د - آيا به موارد نقض قوانين و سياستهاي هيئتمديره بهسرعت و بهطور عمومي و هميشگي رسيدگي ميشود؟
ه - آيا دوره فعاليت اعضاي هيأتمديره محدود است؟
? گروه 8 ـ عوامل مربوط به شهرت و اعتبار:
الف - سازمان و هيئتمديره آن تا چه حد شناختهشده هستند؟
ب - سازمان و هيئتمديره آن تا چه حد مورد احترام هستند؟
ج - اعضاي هيئتمديره چند مقاله و كتاب بهعنوان عضو هيئتمديره نوشته و ارائه كردهاند و يا در چند سخنراني با اين عنوان شركت داشتهاند؟
د - آيا سازمان برنامهاي براي شناختهشدن هرچه بهتر و بيشتر خود و هيئتمديره دارد؟
? گروه 9 ـ عوامل مربوط به عملكرد/ دستاوردها:
الف - آيا هيئتمديره توانسته است در سال گذشته به اندازه 10 درصد در رسيدن سازمان به خط بالا (TOP LINE) يا پايين درآمد (BOTTOM LINE) موثر باشد. (2)
ب - آيا هيئتمديره در سال گذشته حداقل 3 مسئله و مشكل اساسي سازمان را حل كرده است؟
ج - آيا هيئتمديره سه مشكل مهمي كه سازمان در سال آينده با آنها مواجه خواهد بود را ميشناسد و براي حل آنها برنامهاي دارد؟
د - آيا اعضاي هيئتمديره ميتوانند نشان دهند كه ظرف 60 روز گذشته كمك قابلتوجهي به سازمان كردهاند؟
ه - آيا اعضاي هيئتمديره ايدهاي دارند كه بتوانند ظرف 60 روز آينده به سازمان كمك كنند؟
و - آيا اعضاي هيئتمديره ميتوانند به يكي از كارهـاي مهمي كه ساير اعضا ظرف 60 روز گذشته در سازمان انجام دادهاند اشاره كنند؟
ز - آيا هيئتمديره ظرف 90 روز گذشته 5 تصميم مالي عمده اتخاذ كرده است؟
? گروه 10 ـ عوامل مربوط به هماهنگي و وفاق:
الف - آيا هيئتمديره در مورد نقشها و مسئوليتهاي اصلي اتفاقنظر كلي دارند؟
ب - آيا هيئتمديره در مورد مسائل و مشكلات عمده سازمان توافق دارند؟
ج - آيا هيئتمديره در مورد فرصتهاي اصلي سازمان توافق دارند؟
د - آيا هيئتمديره در مورد ارزشهاي اساسي سازمان اتفاقنظر دارند؟
? شاخصهاي ارزيابي عملكرد هيأتهاي مديره
پاسخ به پرسشهاي پيش گفته اطلاع دقيقي از عملكرد هيئتمديره در اختيار ما قرار ميدهد. با بررسي و اندازهگيري شاخصهاي زير، اطلاعات دقيقتر و ارزشمندتري در مورد هيئتمديره بهدست خواهيم آورد. اين شاخصها را ميتوان هم براي كل هيئتمديره و هم براي تكتك اعضاي هيئتمديره مورد تجزيه و تحليل قرار داد. پيشنهاد ميشود كه اندازهگيري همه شاخصهاي ارزيابي هيئتمديره با استفاده از نمرات 1 تا 5 يا «مدل بلوغ» انجام شود كه در آن يك به معني منفيترين جواب يا «هرگز» و 5 به معني مثبتترين جواب يا «هميشه» يا «عالي» است.
نحوه عمل به اينگونه است كه دادهها (امتيازات) از مجموعه 10 گروه عوامل (پرسشها) و شاخصهاي جدول پيش گفته جمعآوري شده و سپس هيئتمديره به پنج سطح مختلف تقسيم و عملكرد و كارآيي هيئتمديره مورد نظر نسبت به هيئتمديرههاي سازمانهاي مشابه مقايسه ميشود. مشابهت سازماني ميتواند در ساختار سازماني، قدمت، فعاليت و ديگر عوامل باشد.
گروه هاي 10گانه عوامل و شاخصهاي جدول پيش گفته عوامل اصلي و مهم يك سيستم پيشرفته ارزيابي عملكرد هيئتمديره را تشكيل ميدهند. كارت امتيازبندي هيئتمديره كه يك سـيستـم پـيشرفتــه و مــدرن ارزيــابي هـيئتمــديره اسـت، اخــيراً تـوســط شـركـتGrowth Strategies Inc ارائه شده است و قادر به ارزيابي عملكرد هيئتمديره در همه سطوح است[3].
?? نتيجهگيري
در اين مقاله استانداردهاي ملي و بينالمللي جديدي براي هيئتمديره تعريف گرديد كه تا حد ممكن بومي شدهاند. استانداردهاي تعيينشده بهطور يكسان براي هيئتمديرههاي شركتهاي انتفاعي و سازمانهاي غيرانتفاعي بزرگ يا كوچك و نيز هيئتمديرههاي بزرگ يا كوچك قابل اجراست.
اين استانداردها و نيز گروه عوامل و شاخصهايي كه با استفاده از اين استانداردها تعيين شده است، اصول ارزيابي هيئتهاي مديره را تشكيل ميدهند. هيئتهاي مديره با ارزيابي صحيح و درست خود معيارهاي ارزشمندي بهدست ميآورند كه قادر خواهند بود فعاليتهاي خود را اولويتبندي و براي رشد و تعالي برنامهريزي كنند.
فرايند رساندن عملكرد هيئتمديره به بهترين و مطلوبترين وضعيت آن، هيچگاه تا اين اندازه اهميت نداشته است. امروزه ديگر در شركتها و يا سازمانها، داشتن هيئتمديره ناكارآمد و يا نداشتن هيئتمديره قابل قبول نيست[4].
پي نوشت ها :
1 – نوعي بيمه براي حمايت از مديران و رؤساي شركتها براي حمايت از آنها درقبال اشتباهات و خطاهايي است كه ممكن است در زمينه عملكردشان مرتكب شوند (بيمه مسئوليت).
2 – خط بالاي درآمد (TOP LINE) نشان دهنده درآمد حاصل از كل فروش است. هنگامي كه هدف يك كسب و كار افزايش خط بالاي درآمد است به معني تمركز بر فروش ناخالص است. خط پايين درآمد (BOTTOM LINE) به معناي سود خالص قابل دستيابي براي سهامداران است. زماني كه هدف يك كسب و كار افزايش خط پايين درآمد است به معني انجام فعاليتهايي براي افزايش نرخ برگشت سرمايه يا كاهش هزينه ها درجهت افزايش سود خالص است. منظور از اين سوال اين است كه آيا هيئت مديره گذشته از كليه فعاليتهاي بخشهاي مختلف شركت نظير واحد فروش، خود در تحقق 10 درصد هدف فوق مشاركت داشته است.
* علي اصغر صادق پور، مهرداد تقوي گيلاني و سولماز پناه پوريان از پژوهشگران گروه مطالعات راهبردي بشري (FUTURESTUDY2000@YAHOO.COM)
منابع و ماخذ
Herb. Rubenstein (Founder & President, Growth Strategies Inc.), Evaluating Boards of Directors: New standards and Factors to consider, Presented to the International Leadership Association Annual Conference, Guadalajara, Mexico, 2004 Growth Strategies, Incorporated. (www.growth-strategies.com) ساير مراجع 1. David . Nedler, Engaging the Board in corporate strategy : a value Added Approach, Mercer Delta Consulting, LLC, 2003. 2. Bob Cropp (director, UWCC), Evaluation Board performance, January 1996. 3. Herb. Rubenstein, Boards of directors Scorecard, 2003 Growth Strategies, Incorporated. 4. Herb. Rubenstein, A New paradigm for successful boards of Directors, 2003 Growth Strategies, Incorporated.
ماهنامه تدبير ارسالي از طرف کاربر محترم :mohammad_43 /ع